H/F Assistant à la Direction déléguée à l'EUt+

Enseignement supérieur et recherche

H/F Assistant à la Direction déléguée à l'EUt+

Présentation de l’établissement :
La recherche, la formation et le transfert de technologie sont les trois missions de l’UTT. Créée en 1994, l’UTT fait aujourd’hui partie des dix plus importantes écoles d’ingénieurs françaises. Elle forme chaque année 3000 étudiants, de post-bac à bac+8 avec le concours de 168 enseignants et enseignants-chercheurs, 220 personnels administratifs et techniques, 90 personnels financés sur contrats de recherche. Le budget réalisé de l’UTT, pour 2021, s’élève à 43M€, dont 31 M€ de masse salariale.
L’UTT pilote également le projet « Université de technologie européenne » Eut+, lauréat du second appel lancé à cet effet par la Commission européenne.

Présentation de la direction déléguée :
L’UTT a mis en place, une Direction déléguée à l’Université de technologie européenne, pour développer et coordonner sa participation à l’Université de technologie européenne.
La direction déléguée a pour objectif de :
• Conserver une place de partenaire moteur et essentiel du développement de l’EUt+
• Piloter la participation de l’UTT au projet EUt+
• Développer la participation de l’UTT aux appels à projets européens

Missions de l’assistant :
Directement sous l’autorité du directeur délégué, l’assistant participe au pilotage administratif (finances, suivies des feuilles de temps, suivis de documents…) et contribue aux activités générales (organisation d’événements, minutes de réunion, etc) et au bon fonctionnement et de la direction déléguée. Il contribue à la gestion du projet et à la traçabilité et la diffusion d’informations.

Activités principales :
• Suivre les dossiers administratifs et financiers de la direction déléguée à l’Université de technologie européenne, dont assurer le suivi des dépenses sur les contrats finançant l’EUt+
• Opérer les commandes de la Direction déléguée et des projets qu’elle coordonne
• Assurer la préparation, le suivi administratif et organisationnel des missions et des invitations
• Collecter les feuilles de temps (timesheets), assurer leur suivi et intégrer les données
• Accompagner l’organisation de réunions, éventuellement en effectuer la prise de notes et établir les comptes rendus
• Accompagner éventuellement la constitution des rapports et déclarations administratives, internes à l’établissement, en rapport avec les partenaires et pour les bailleurs de fonds
• Assurer le soutien logistique à tout niveau (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction déléguée et des manifestations associées (conférences, réunions, séminaires…)
• Gérer les agendas et contrôler les échéances
• Assurer l'accueil physique des visiteurs internes et externes ainsi que l’accueil téléphonique
• Participer au classement et l’archivage des dossiers (physiques et/ou électroniques)
• Effectuer toute autre activité quotidienne nécessaire au fonctionnement ou au développement de la Direction déléguée, quand nécessaire en interaction avec les autres services de l’UTT
o L’EUt+ étant en développement, ces activités sont amenées à évoluer
o Les nouvelles missions à venir sont une composante de cette fiche de poste
o se former, s’autoformer et prendre des initiatives (sous le contrôle et la responsabilité du directeur délégué) sont des composantes de cette fiche de poste.

(Cf. profil de recrutement en annexe)

A partir du 20 juin 2022